Datenschutzerklärung

Entwurf. Das Gerüst folgt Art. 13 DSGVO und ist inhaltlich auf die tatsächliche Verarbeitung dieser Anwendung abgestimmt. Angaben in eckigen Klammern fehlen noch; vor Veröffentlichung ist der Text juristisch zu prüfen.

1. Verantwortlicher

[Firmenwortlaut], [Anschrift], E-Mail office@spesenabrechnung.at. [Falls bestellt: Datenschutzbeauftragter samt Kontaktdaten.]

2. Verarbeitung beim Besuch der Website

Beim Aufruf dieser Seiten verarbeitet der Webserver IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Verweisadresse und Browserkennung. Das dient dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach [Anzahl] Tagen gelöscht.

Diese Website bindet keine Inhalte Dritter ein, verwendet keine Analyse- oder Werbedienste und setzt außerhalb der Anwendung keine Cookies.

3. Verarbeitung bei Nutzung der Anwendung

Konto und Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Unternehmenszugehörigkeit. Zur Anmeldung werden Einmalcodes und Anmeldelinks per E-Mail versendet sowie – sofern eingerichtet – Passkeys gespeichert. Grundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es werden keine Passwörter gespeichert.
Belege und Abrechnungen: Hochgeladene Belegbilder und -dateien samt der daraus ausgelesenen Angaben (Lieferant, Datum, Beträge, Umsatzsteuer, Zahlungsart) sowie die daraus erstellten Abrechnungen. Die Daten gehören dem jeweiligen Unternehmen; dieses ist insoweit Verantwortlicher, der Betreiber Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Belege per E-Mail: An die zugeteilte Beleg-Adresse gesendete Nachrichten werden samt Anhängen entgegengenommen, verarbeitet und dem Belegeingang zugeordnet.
Protokolle: Ändernde Vorgänge werden mit Benutzer, Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert. Das dient der Nachvollziehbarkeit und der Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Automatische Belegerkennung

Belege werden zur Auswertung lokal am Server verarbeitet (Texterkennung, Barcode- und QR-Code-Auswertung). Ist für ein Unternehmen eine KI-Verbindung eingerichtet, wird zusätzlich eine verkleinerte Kopie des Belegs an den dort hinterlegten Anbieter übertragen. Welcher Anbieter das ist, bestimmt das jeweilige Unternehmen selbst; erfolgt die Verarbeitung außerhalb der EU, stützt sie sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt – die erkannten Werte sind Vorschläge und werden vor der Abrechnung geprüft.

5. Empfänger

[Hosting-Dienstleister], Serverstandort [Standort]
E-Mail-Versand über [SMTP-Dienstleister]
Zahlungsabwicklung über Stripe Payments Europe Ltd., Irland – dorthin werden Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsdaten übermittelt
Der vom Unternehmen gewählte KI-Anbieter (siehe Punkt 4) sowie der vom Unternehmen eingerichtete Cloud-Speicher für den Export

6. Speicherdauer

Konto- und Abrechnungsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Danach greifen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere sieben Jahre nach § 132 BAO für Belege und Aufzeichnungen. Einmalcodes und Anmeldelinks verfallen nach zehn Minuten.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse. Beschwerden richten Sie an die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

8. Erforderlichkeit

Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist für die Nutzung erforderlich; ohne sie kann kein Konto geführt werden. Die übrigen Angaben sind freiwillig.

Stand: [Datum]